Как сделать отчет в 1с. Формирование регламентированных отчетов. Отбор и сортировка

Создание отчетов – одна из основных функций любой учетной системы. Какие виды отчетов в 1С Бухгалтерия 3.0 существуют, как происходит настройка отчетов в 1С Бухгалтерия 8.3 и какие существуют инструменты, для создания новых отчетов – мы рассмотрим сегодня.

Виды стандартных отчетов

В бухгалтерской программе фирмы 1С изначально предустановлен широкий спектр отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию. Их полный перечень представлен в разделе «Отчеты/Стандартные отчеты»:

Также в каждом разделе программы представлены другие виды стандартных отчетов, например, отчеты по зарплате в 1С 8.3 хранятся в разделе «Зарплата и кадры/Отчеты по зарплате».

В каждом отчете существует возможность «донастройки» отчета, а именно, можно добавить или убрать некоторые дополнительные поля, добавить группировку, отбор и т.д.

Рассмотрим вариант настройки на примере добавления дополнительного поля в стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (выбираем 10 счет). Для этого с кнопки «Показать настройки» перейти на «Дополнительные поля», добавить новое поле, и в форме выбора перейти на нужное нам поле, например, для отражения в отчете артикула номенклатуры выбираем поле «Артикул», которое находится внутри поля «Номенклатура» (для раскрытия поля требуется нажать «+»):

После нажатия «Сформировать» появляется выбранное нами дополнительное поле.

Для примера рассмотрим ситуацию, когда в отчет требуется включить весь перечень номенклатуры, содержащей в наименовании слово «сапог». Что для этого нужно сделать? По нажатию «Показать настройки», переходим на вкладку «Отбор», добавляем новое поле, а в появившимся окне, раскрыв «+» поле «Номенклатура», выбираем «Наименование».

После формирования отчета получаем номенклатуру, которая содержит в наименовании только заданное нами значение.

Формирование отчетов в разрезе документов

В разделе «Стандартные отчеты» существует универсальный отчет, который позволяет вывести информацию из таких объектов конфигурации, как:

• Документ;
• Справочник;
• Регистр накопления;
• Регистр сведений;
• Регистр расчета.

Рассмотрим примеры ситуаций, когда отчет поможет пользователю не прибегать к разработке внешних отчетов, а использовать типовой механизм настроек.

Например, нам нужно сформировать отчет, в котором будут отражены все поступившие товары от конкретного контрагента за определенный период. Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Документ», тип объекта – «Поступление (акты, накладные)», и указываем вид – «Товары».

*Поля Контрагента там изначально нет.

В поле «Вид сравнение» устанавливаем «Равно», в «Значение» выбираем нужного контрагента из справочника.

В верхней части отчета указываем нужный период и формируем отчет.

Для сделанных нами настроек можно сделать сохранение: для этого нажимаем кнопку «Еще/Сохранить».

Рассмотрим ситуацию, когда для корректного формирования регламентированной отчетности требуется проверить все движения по регистру «Раздельный учет НДС» в разрезе документов.

Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Регистр накопления», в следующем поле выбираем тип объекта – «Раздельный учет НДС», в последнем поле выбираем вид – «Остатки и обороты».

Для того чтобы в отчете информация отражалась в разрезе документов, по кнопке «Показать настройки» переходим в настройки отчета, далее – на вкладку «Показатели», добавляем новое поле и в появившемся окне выбираем поле «Регистратор» («регистратором» называется документ, которым было сформировано движение по регистру накопления). Вновь добавленное поле по умолчанию отражается в нижней части списка полей: с помощью «синих стрелок» переносим поле «Регистратор» в верхнюю часть списка.

В данной статье мы рассмотрели, какие существуют варианты работы с отчетностью в 1С Бухгалтерия 8, как пользоваться настройками отчета и какую информацию можно получить, используя универсальный отчет.

Для начала работы с регламентированными отчетами предназначена форма рабочего стола.

Форма рабочего стола программы

При запуске программы открывается форма рабочего стола программы.

В левой части формы отображаются группы отчетов, сверху - выбранный налогоплательщик и период, за который представляется отчетность, справа - список доступных действий. В основной части формы отображается список бланков отчетов текущей группы.

Форма рабочего стола предназначена для заполнения новых отчетов. До начала заполнения отчета нужно сделать следующее.

1. Щелчками мыши по соответствующим гиперссылкам выбрать налогоплательщика и отчетный период.

2. Слева выбрать нужную группу отчетов.

3. В списке отчетов дважды щелкнуть по названию нужного отчета.

В результате поверх формы рабочего стола откроется форма регламентированного отчета, подготовленная для ввода данных, куда уже будут подставлены реквизиты выбранного налогоплательщика и указанный отчетный период.

Форма регламентированного отчета

Форма регламентированного отчета предназначена для ввода данных в бланк отчета. При этом некоторые данные будут рассчитываться автоматически.

В левой части формы отображается оглавление регламентированного отчета - список его разделов.

Заполнение отдельных ячеек

Бланк отчета содержит ячейки разного цвета.

Ячейки с белым фоном представляют собой аналог элементов бумажного бланка отчета, напечатанных типографским способом - соответственно данные в этих ячейках не могут корректироваться пользователем. Ячейки с другим цветом фона заполняются программой или пользователем, но при этом:

• ячейки с желтым фоном предназначены для заполнения вручную;
• ячейки с зеленым фоном вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки, но для коррекции они недоступны.

Подбор значения из списка

Для быстрого заполнения показателей программа предоставляет пользователю удобный механизм выбора значения из списка. Двойным щелчком по показателю можно вызвать список, из которого следует выбрать нужное значение.

Настройка регламентированного отчета

Пользователь может настроить параметры регламентированного отчета и параметры его отображения.

Если количество строк в какой-либо части отчета не оговорено заранее, то при составлении отчета можно добавить дополнительные строки в бланке.

Для некоторых разделов может быть предусмотрена возможность добавления комплекта страниц целиком - в тех случаях, когда это не противоречит нормативным документам.

Проверка отчета

"1С:Налогоплательщик 8" предоставляет возможность автоматизированной проверки заполненных регламентированных отчетов на предмет взаимоувязки показателей отчета, указанных в разных разделах отчета или за разные периоды, а также с другими регламентированными отчетами.

Отчеты 1С 8.3 — это специальный объект метаданных, предназначенный для формирования удобного для пользователя представления данных из таблиц базы данных 1С.

Разберемся, как настроить отчеты, для чего они нужны, чем отличаются внешние отчеты от встроенных и чем отличаются отчеты от обработки.

Для того чтобы создать или настроить отчет, необходимо знать встроенный и . Как ни крути, в основе создания практически любого отчета лежит первоначальный запрос, который получает данные. Эти данные мы обрабатываем и выводим в удобной пользователю форме.

Отчеты — это главное в любой информационной системе, поэтому фирма 1С обратила на разработку отчетов пристальное внимание и создала большое количество конструкторов и механизмов для их создания.

Рассмотрим основные методики создания отчетов

Как сделать отчет в 1С с помощью макета

Создание с помощью макета — самый рутинный способ. Однако к нему часто прибегают от безысходности, т.к. в этом способе разработчик полностью прописывает кодом каждое действие, а значит, мы можем сделать всё что угодно. Этим не могут похвастаться другие механизмы.

Но в этом случае все пунктики, меню и прочие «бантики» придется прописывать вручную, что очень трудоёмко.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Создание отчета с помощью конструктора выходной формы

Конструктор выходной формы — встроенный в платформу механизм, который облегчает разработку отчета. Конструктор доступен только для обычных форм.

Конструктору указывается запрос и все необходимые параметры будущего отчета, а он, в свою очередь, генерирует модули и формы отчета. Механизм основан на объекте встроенного языка 1С 8.2 — ПостроительОтчетов .

Создание отчета с помощью Универсального отчета

Универсальный отчет имеет большой функционал, удобный интерфейс настроек, привычный пользователю:

Отчеты на основе Системы компоновки данных

Это самый прогрессивный метод создания отчетов в 1С, рекомендованный и самой фирмой 1С. появилась в платформе 1С в версии 8.1.

СКД позволяет создать несложные отчеты вообще без строчки программирования, потому что он имеет очень гибкий и функциональный конструктор создания схемы компоновки данных:

Во всех последних конфигурациях все отчеты написаны с использованием системы компоновки данных.

Чем отличаются внешние отчеты от встроенных

Как написано в документации — ничем. Механизм внешних отчетов был создан для того, чтобы отлаживать отчеты в процессе разработке.

Единственное отличие при разработке решения — Вы не можете обратиться к внешнему отчету «по имени», в отличие от встроенного отчета.

Чем отчет отличается от обработки

На самом деле — практически ничем. Главное различие — назначение использования объекта: отчеты нужны для отображения информации, а — для изменения информации.

Основные различия в свойствах: в отчетах можно указать Основную схему компоновки данных (СКД) и указать настройки для сохранения параметров отчетов.

Программа 1С позволяет не только создавать первичные бухгалтерские документы, но и формировать на их основании различные отчеты в автоматическом режиме. Это могут быть как регламентированные отчеты для предоставления в органы налоговой службы, так и отчеты внутреннего пользования для анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Все шаблоны отчетных форм 1С находятся в журнале “Отчеты”. В нем же сохраняются списки сформированных регламентированных отчетов. Отчеты для внутреннего пользования, например, оборотно-сальдовые ведомости, анализ счетов, карточки субконто и анализ оборотов между субконто не сохраняются автоматически и не фиксируются в журнале сформированных отчетов. Но программа 1С предусматривает возможность их распечатки или сохранения в формате Excel. Основным внутренним отчетом, необходимым для анализа деятельности предприятия и оценки его финансового состояния, является оборотно-сальдовая ведомость. В журнале “Отчеты” выбираем пункт “Оборотно-сальдовая ведомость”, открываем ее шаблон. Заполняем начальную и конечную дату отчета и нажимаем кнопку “Сформировать отчет”. При необходимости можно распечатать полученную форму, воспользовавшись кнопкой “Печать”. Для более подробного анализа можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость отдельных счетов. Из меню “Отчеты” выбираем позицию “Оборотно-сальдовая ведомость по счету”. В открывшейся форме заполняем желаемый период отчета, номер и наименование бухгалтерского счета и нажимаем кнопку “Сформировать отчет”. Для автоматического заполнения главной книги предприятия в меню “Отчеты” активируем шаблон “Главная книга”, в закладке “Настройки” задаем требуемый период, а также способ представления данных. Сохраняем настройки кнопкой “Ок”. Возвращаемся в шаблон и нажимаем кнопку “Сформировать”. При необходимости распечатываем при помощи кнопки “Печать”. Для создания регламентированных отчетов воспользуемся соответствующей кнопкой из меню “Отчеты”. В открывшейся форме из списка выбираем необходимый отчет, в соответствующей строке вводим его период и нажимаем кнопку “Открыть”. Следует отметить, что успешно формировать отчеты для органов государственной налоговой службы возможно только при наличии лицензионной копии программы 1С, обновленной до актуального на данный момент состояния. В противном случае программа содержит устаревшие формы, которые не могут быть приняты налоговыми органами в качестве отчетных.

Полностью автоматизированный процесс формирования и сохранения отчетов в программе 1С позволяет вести оперативный и эффективный учет хозяйственной деятельности предприятия, значительно уменьшая при этом временные и материальные затраты.

Рассмотрим процесс создания отчета в 1С 8.3 с использованием Системы компоновки данных. Для примера возьмем такую задачу: отчет должен вводить данные из табличной части товары документов Реализация товаров и услуг за определенный период и по выбранной организации. Также он должен группировать данные по полям Контрагент, Ссылка на документ и Номенклатура.

Пример получившегося отчета можно скачать по .

Используя меню Файл->Новый, добавим новый внешний отчет, дадим ему имя и сохраним на диск. Создадим схему компоновки используя кнопку Открыть схему компоновки данных.

Написание запроса 1С для СКД

После создания схемы компоновки нам нужно написать запрос, который будет собирать данные для отчета. Для этого на закладке Наборы данных создадим набор данных Запрос.

Теперь можно приступать к написанию запроса, для него в наборе данных есть специальное поле. Можно писать как в ручную, так и используя конструктор(что удобнее на порядок). В нашем отчете запрос простейший:

|ВЫБРАТЬ | РеализацияТоваровУслугТовары.Ссылка, | РеализацияТоваровУслугТовары.Ссылка.Организация, | РеализацияТоваровУслугТовары.Ссылка.Контрагент, | РеализацияТоваровУслугТовары.Номенклатура, | РеализацияТоваровУслугТовары.Сумма, | РеализацияТоваровУслугТовары.СтавкаНДС, | РеализацияТоваровУслугТовары.СуммаНДС, | РеализацияТоваровУслугТовары.Цена |ИЗ | Документ.РеализацияТоваровУслуг.Товары | КАК РеализацияТоваровУслугТовары |ГДЕ | РеализацияТоваровУслугТовары.Ссылка.Дата | МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода | И РеализацияТоваровУслугТовары.Ссылка.Организация | = &Организация

Настройка полей набора данных

После написания запроса, СКД автоматически заполнит таблицу с настройками полей.

Вкратце расскажу про некоторые настройки:

Настройка ресурсов

Под полями-ресурсами в системе компоновки данных подразумеваются поля, значения которых рассчитываются на основании детальных записей, входящих в группировку. По сути ресурсы являются групповыми или общими итогами отчета. В нашем случае ресурсами будут поля Сумма и СуммаНДС. Итоги по ресурсам можно рассчитывать при помощи функций языка выражений СКД, самые простые из них это Сумма(), Среднее(), Максимум(), Минимум() и Количество(). Что бы задать ресурсы отчета надо перейти на закладку Ресурсы и перетащить необходимые поля отчета в таблицу ресурсов. После этого необходимо задать выражение(в нашем случае Сумма()), также вы можете выбрать группировки для которых хотите видеть итоги по по данному ресурсу, это можно сделать в столбце Рассчитывать по….

Следует учесть, что по полям выбранным в ресурсах нельзя создавать группировки.

Все параметры указанные в запросе отобразятся на закладке Параметры схемы компоновки. В нашем случае это НачалоПериода, КонецПериода и Организация. Пройдемся по некоторым их настройкам:

1. Столбцы Имя, Заголовок и Тип заполняются автоматически и менять их значения не следует без необходимости;
2. Доступен список значений. Если хотите передать в параметр список, нужно установить этот флаг, иначе туда попадет только первый элемент списка.
3. Значение. Здесь можно указать значение по умолчанию для параметра. В нашем примере выберем для параметра Организации значение Элементы(пустая ссылка на справочник Организации).
4. Включать в доступные поля. Если снять этот флаг, параметра не будет видно в настройках: в выбранных полях, отборе.
5. Ограничение доступности. Флаг отвечает за возможность установки значения параметра в настройке СКД.

Настройка структуры отчета

Перейдем на закладку Настройки, здесь мы сможем указать группировки отчета, поля выводимые в отчет, отборы, сортировки и т.п. В условии задачи сказано, что отчет должен группировать данные по полям: Контрагент, Ссылка и Номенклатура, укажем их одно за другим в области группировок.

На закладке Выбранные поля перетащим наши ресурсы(Сумма, СуммаНДС) из доступных полей в поля отчета.

Добавим отборы по Контрагенту и Номенклатуре для удобства использования отчета. Флаги использования отбора снимем, пользователь поставит их, когда потребуется.

На этом настройка отчета закончена, теперь можно запускать его в режиме предприятия.

Формирование отчета

Для отчета на СКД в 1С не обязательно создавать форму, система компоновки сама сгенерирует ее. Открываем отчет в режиме 1С Предприятие 8.

Прежде чем формировать его нажмем кнопку Настройки и заполним значения параметров. Также можно установить отбор, если это необходимо, изменить группировки, сортировки и т.п.

Смотрите также видео по созданию отчетов на СКД:

Предыдущая статья: Как сделать сброс к заводским настройкам на Флай Следующая статья: Антенна для Yota: варианты усиления сигнала